何かをするにあたって、その記録を残す必要があることもあると思います。それが仕事だと、その記録が「仕事の成果」として扱われることのほうが多いんじゃないでしょうか。
そんな中、最近ってわけでもないですが、記録の取り方・残し方について思うことがあったので記事にしてみます。
仕事の話なので詳細には語れませんが、噛み砕いて伝えると…
集計や履歴管理のため、商品の入荷記録をExcelで管理してる人がいました。
その人は「紙の伝票のままだと、入荷履歴の問い合わせにスムーズに応じられないから」「集計しやすいように」と言っており、これだけ聞けば「よく考えて仕事してる人なんだなー」と思ったんです。
その人の仕事を引き継ぐため、そのExcelブックを見せてもらったら、言葉が出ませんでした。というよりは言えませんでした。
なぜかというと、こんな感じで記録されていたからです。
| 2020/1/1 | 2020/1/2 |
| 青木商事 | 井上 |
| 001-001*51 | 020-020*1 |
| 012-061*2 | |
| 植野材木 | |
| 井上物流 | 088-048*100 |
| 046-574*1000 | 099-303*47 |
その人曰く、「日ごとに、どこ（仕入先）から何（商品の商品番号）がいくつ入荷したか記録してる」と言ってたのですが…
「はっ？！なんじゃこりゃ。ただのゴミデータじゃん。」
思わず本音が出そうになりましたが、大人なので我慢しました。
なぜ1セルに商品番号と数量が一緒に入力されているのか。
そもそもなぜ同じ列内に、仕入先と商品番号や数量が入り混じってるのか。
その人曰く、「商品番号と数量で列を分けると、入力が面倒」「列が多くなると横スクロールする回数が多くなり見づらい」とのことで、このやり方になったらしいが…
こんなデータでどうやって集計するんじゃボケ！
実際、毎月仕入先ごとの入荷点数を集計する際は、いちいち数えて手入力で算出してました。
入荷履歴の問い合わせ応対なら「検索と選択」でなんとかなりそうですが、これじゃあ集計なんてできません。
そんなの「データで記録してる」なんて言えないはずなんです。
しかも、仕入先も日によって入力の仕方が違っていて、上記の例でいうと「井上物流」が翌日には「井上」だけになっていたり。
似たような名称の仕入先がある状況だったので、「誰が見てもわかるデータではない」ですし、さらにいえば「商品番号だけだと本当にそれで合っているのかもわかりづらい」です。
そんなデータでは使い物にならないただのゴミデータなので、ボクが引き継いでからは、ExcelではなくAccessでデータベース管理するように改善しました。
同じ項目を複数行にわたり入力し、毎月同じように集計するのであれば、データベースに移行してしまったほうが効率は良いと思います。
Excelのような表計算ソフトで管理するにしても、「仕入先マスタ」や「商品マスタ」を用意しておいて、
| 入荷日 | 仕入先 | 商品番号 | 商品名 | 数量 |
| 2020/1/1 | 青木商事 | 001-001 | 青空 | 51 |
| 2020/1/1 | 青木商事 | 012-061 | 胃薬 | 2 |
| 2020/1/1 | 井上物流 | 046-574 | 団扇 | 1000 |
| 2020/1/2 | 井上物流 | 020-020 | 絵具 | 1 |
| 2020/1/2 | 植野材木 | 088-048 | 折り紙 | 100 |
| 2020/1/2 | 植野材木 | 099-303 | 剃刀 | 47 |
のような形で記録を残すのがフツーなんじゃねーの？
と思うのはボクだけではないはずです。
だって、Excelには「フィルタ」って便利な機能がありますし。
入力順番を間違っても「並べ替え」でキレイに揃えることもできますし。
そういう機能を使いこなすためにも、こういう形で記録するのが当たり前だと思うんです。
皆さんの周りにもそんな人いませんか。
もしかしたら、働いてるフリ（忙しいフリ）をするために、わざとそうやってたのかもしれませんが、仕事を引き継ぐほうからしたら、たまったもんじゃありません。
ボクは貧乏くじを引くのがうまいみたいです。